NEtiketa E majlov | KGB - KLUB GERIATRICKÉHO BRATSVA

· NETIKETA A E-MAIL

· Korešpondencia elektronickou poštou má určité špecifiká.

Tento spôsob komunikácie je niekde medzi tradičnou formou korešpondencie a rozhovorom, a preto je menej formálny.

Je ale pár zásad, ktoré je potrebné dodržiavať:

Častým zlozvykom je poslať majl tak, že do kolónky naťukáte hneď celý húf známych. Nerobte to. Akonáhle to spravíte, každý z príjmateľov si môže pozrieť zoznam vašich známych.

To nemusí byť niekedy príjemné.
Ak už chcete nejaký majl poslať na viac adries naraz,

napríklad ste ráno počuli vtip :-),
tak to pošlite viacerým adresátom prostredníctvom skrytej kópie.
V anglickom programe to bude skratka bcc (blind carbon copy).

· Potom tí ľudia navzájom o sebe nebudú vedieť a každý z nich si bude pochvaľovať,
že ste si dali námahu poslať mu majl .

Text v políčku „predmet“ by nemal byť dlhý. Vyjadrite čo najstručnejšie zmysel posielanej správy. Uviesť predmet je však dôležité: uľahčuje príjemcovi triedenie pošty.

· Oslovenie závisí predovšetkým od vzťahu pisateľa k adresátovi.
Pri obchodnej komunikácie je vhodné formálne oslovenie.

· Správa by mala byť stručná a týkať sa vždy len jednej témy.

· Dĺžka e-mailu by nemala presiahnuť 20 riadkov. Ak si myslíme, že bude dlhší, je vhodné príjemcu upozorniť na dĺžku e-mailu hneď v úvode správy.

· Píšte jasne, vecne a zrozumiteľne.

· Ľudia často píšu elektronické správy v zhone a bez kontroly pravopisu – pred odoslaním si celý mail znovu prečítajte.

· Vyhýbajte sa zložitému formátovaniu textu (farby písma, typy písma, vkladanie špeciálnych znakov a pod.) a to z dôvodov rôznych nastavení počítačových systémov. Mohlo by sa stať, že váš „vyšperkovaný“ mail dôjde nečitateľný. Z rovnakého dôvodu sa hocikedy vyplatí písať e-maily bez diakritických znamienok.

posielate prílohu (cenník, katalóg, návrh zmluvy a pod.), je vhodné na to upozorniť v texte správy. V prípade, že posielate dátovo objemnejšiu správu, je vhodné informovať o tom adresáta dopredu.

·
Nezabúdajte na zdvorilosť: aj v maile používajte slová ako „ďakujem“ a „prosím“.

· Uvedomte si, že adresát vás nevidí, nepočuje tón vášho hlasu, a môže si tak vaše oznámenie vysvetliť inak, ako ste chceli.
Premýšľajte teda o možnom vyznení vášho listu.

·
NEPOUŽÍVAJTE VEĽKÉ PÍSMENÁ. Robí to dojem, že kričíte. Veľké písmená sa hodia iba na zvýraznenie dôležitých bodov alebo myšlienok.

· Podpis v e-maile by mal byť krátky, ale zároveň by mal obsahovať čo najviac informácií (meno, telefón, fax, e-mail, odkaz na web a pod.). Uvedomte si, že podpis môže byť niekedy jediným zdrojom informácie o vás. Pre väčšie pohodlie si nastavte jeden alebo niekoľko rôznych automatických podpisov.

· Ďalšie dôležité pravidlá:

· Na prijatý e-mail odpovedzte čo najskôr, najlepšie okamžite, ale nie neskôr než do 48 hodín.
Ak to do vtedy nestihnete, ospravedlňte sa. Ak viete, že nebudete schopný tak skoro odpovedať, informujte svojho partnera o tom, kedy mu napíšete.

·
V odpovedi uveďte citácie z prijatého e-mailu alebo jeho obsah zhrňte v jednej vete –

uľahčíte tak adresátovi orientáciu.
Zahrnúť celý text predchádzajúcej správy je naopak nevhodné,
zmieňte iba tú časť textu, na ktorú reagujete.

S VESEĽOU MYSĽOU A NIKDY INAK. SYNAK...